Stress bei Zoll und Außenhandel vermeiden

Sebastian KringsRatgeber

Ein- und Ausfuhr von chemischen Erzeugnissen

Eine Zollprüfung kann sehr schnell sehr teuer werden. Wer Vorschriften missachtet, dem drohen Bußgelder, Strafverfahren und der Wegfall von Zollerleichterungen. Dabei steckt der Teufel im Detail. Wir zeigen, wie Sie Zollfragen regelkonform und effizient managen.

Bei der Wareneinfuhr und Ausfuhr sind viele EU- und nationale Zollvorschriften zu beachten. Sämtliche Neu-Regelungen müssen Unternehmen eigenverantwortlich beachten, sonst drohen Bußgelder und Strafverfahren. Der Import- und Exportprozess sollte deshalb regelkonform und effizient aufgestellt sein. Bei der Beurteilung selten auftretender Sachverhalte ist es sinnvoll, externe Zoll-Spezialisten hinzuziehen. Besonders im Mittelstand fehlt oft das entsprechende Know-how.

Produkt- und Rechtskenntnis notwendig

Werden Verstöße aufgedeckt, kann der Zoll nicht nur Bußgelder verhängen, sondern auch die Erleichterung der Zollabwicklung aufheben, was erhebliche Verzögerungen und Kosten bei der Ausfuhr nach sich zieht. Bei der Ausfuhr von Chemikalien und deren Vorprodukte müssen Unternehmen genau prüfen, ob diese zum Beispiel als sogenannte Dual-Use-Chemikalien nicht missbräuchlich zur Herstellung von chemischen Waffen genutzt werden können. Das verlangt Fachkenntnis sowohl in Bezug auf die chemischen Erzeugnisse, als auch in Bezug auf die rechtlichen Bestimmungen.

Ein weiterer Punkt ist die Optimierung der Abfertigungs- und Zollkosten, die vor allem bei der Einfuhr von Rohstoffen und Vorprodukten entstehen. Aber auch für Kunden lassen sich Zollkosten optimieren. Entscheidend für Gesetzeskonformität und Kosteneffizienz ist eine korrekte Tarifierung.

So agieren Sie rechtssicher und effizient

1. Risiken und Optimierungen ermitteln
Um sicher zu stellen, dass Organisationsstrukturen sowie operative und strategische Prozesse im Zoll- und Außenhandelsbereich stimmen, sollten Sie zunächst den Ist-Zustand und den potentiellen Handlungsbedarf in Bezug auf rechtliche Risiken und finanzielle Optimierungsmöglichkeiten ermitteln. Sehr oft werden zum Beispiel Verbringungsnachweise nicht als relevant erkannt, die Tarifierung wird unzulässig vereinfacht oder die Exportkontrolle unterschätzt.

2. Güter korrekt tarifieren
Grundlage für eine gesetzeskonforme Zollabwicklung ist die korrekte Einstufung eingehender und ausgehender Waren. Diese Tarifierung ist Voraussetzung für die Abgabenermittlung, die Beurteilung der Pflichten aus der Exportkontrolle sowie die korrekte Ermittlung von Ursprung und Präferenzen. Hierfür ist sowohl Produkt- als auch Rechtskenntnis notwendig. Für die Einstufung sollten deshalb Zollexperten und Produktspezialisten eng zusammenarbeiten.

3. Kosten beim Import sparen
Wer aus Nicht-EU-Ländern importiert, kann Abgaben sparen, indem er Veredelungsverfahren oder Zolllager nutzt. Wird etwa ein Rohstoff aus China importiert, weiterverarbeitet und das Endprodukt in die USA verkauft, sind bei bestehender Bewilligung keine Abgaben für den wieder exportierten Teil des Rohstoffs notwendig. Für eine zum Beispiel aus Japan stammende Ware, die unverändert nach Norwegen weiterverkauft wird, entstehen bei einem Zolllager keine Abgaben. Auch beim sogenannten „Freien Verkehr“ lassen sich Kosten sparen. Entscheidend sind:

  • die korrekte Ermittlung des Zollwertes (Frachtanteile, Versicherung und diverse andere Kosten müssen hinzugerechnet, andere Anteile ggf. abgezogen werden),
  • die Ausnutzung von Zollvergünstigungen oder Zollaussetzungen sowie
  • die Prüfung evtl. bestehender Importrestriktionen.
    Überprüfen Sie regelmäßig auch Ihre Spedition(en), sollte die Zollabwicklung über den Dienstleister laufen.

4. Exportkontrollen beachten (Trade Compliance)
Bei genehmigungspflichtigen Produkten (bestimmte Phosphorverbindungen, Spezialkunststoffe, Verbundwerkstoffe), Embargoländern, verbotenen Verwendungen oder sanktionierten Partnern müssen ausführende Unternehmen penibel alle Exportkontrollen beachten. Bei Sanktionslisten können auch Lieferungen innerhalb Deutschlands oder der EU betroffen sein. Oft werden Produkte nicht erkannt, da Mitarbeiter falsche Zolltarifnummern recherchieren oder das Wissen im Unternehmen über verbotene Verwendungen an sie nicht weitergegeben wird. Zollpapiere wie Ausfuhrbegleitdokumente sollten generell nur geschulte Mitarbeiter erstellen, die mit den ATLAS Systemen, idealerweise integriert in das unternehmenseigene ERP-System, vertraut sind. Wichtig ist auch ein Exportkontrollhandbuch. Dies legt für Verantwortliche, Mitarbeiter und externe Prüfer dar, wie Prozesse und Entscheidungswege gestaltet und wo Informationen zu finden sind.

5. Zollkosten für Kunden einsparen
Ausländische Kunden können fünf bis zehn Prozent vom Warenwert an Zollkosten sparen, wenn sie Produkte zollfrei einführen können. Wer für Kunden solche Zollvergünstigungen (Präferenzen aufgrund bi- bzw. multilateraler Abkommen) nutzt, muss die rechtlichen Anforderungen exakt kennen und einhalten. Entscheidend ist der Ursprung. Dieser wird für den Kunden über Informationen des Vorlieferanten und sogenannte Präferenzkalkulationen bestimmt und nachgewiesen. Bewilligungen können den Prozess vereinfachen. Hierfür müssen der Zollbehörde die entsprechenden Arbeits- und Organisationsanweisungen vorliegen.

6. Intrastat-Meldepflicht prüfen
Unternehmen müssen alle innergemeinschaftlichen Erwerbe und Versendungen von Waren monatlich an das Statistische Bundesamt melden. Für die Meldepflicht gibt es unterschiedliche Meldeschwellen. Probleme entstehen oft durch nicht vorhandene oder fehlerhafte Stammdaten (Zolltarifnummern, Gewichte).

7. Ausfuhr- und Verbringungsnachweise dokumentieren
Wer Waren ausführt, ist verpflichtet, alle Ausfuhr- und Verbringungsnachweise von Lieferungen, für die keine Mehrwertsteuer berechnet wurde, lückenlos und rechtskonform vorzuhalten. Gerade bei innergemeinschaftlichen Lieferungen nehmen es viele Firmen mit den Belegnachweisen nicht so genau. Fehlen diese jedoch bei der Prüfung durch die Steuerbehörde, muss die Mehrwertsteuer nachgezahlt werden. Um nicht in Beweisnöte zu geraten (die Prüfung erfolgt ggf. erst bis zu zehn Jahre nach dem Lieferzeitpunkt), ist es notwendig, Vollständigkeit und Richtigkeit aller Belege zeitnah sicherzustellen und die notwendigen Prozesse rechtskonform zu etablieren.
Help-Desk nutzen

Die rechtskonforme Abwicklung von Zollfragen ist ähnlich komplex wie das Steuerrecht. Auch für diese Thematik nutzen Unternehmen externe Spezialisten, um transparent sicherzustellen, dass alle Vorschriften eingehalten werden. Besonders mittelständische Unternehmen tun sich schwer, die Kompetenzen im Haus lückenlos vorzuhalten. Treten doch selbst bei routinierten Sachbearbeitern immer wieder Fragen auf, für die eine Abstimmung mit einem Spezialisten oder dessen Beurteilung eines selten auftretenden Sachverhaltes sinnvoll ist. Für alle Fragen im operativen Zollumfeld bietet Kloepfel 4PL Solutions deshalb ein eigenes Help-Desk für Unternehmen an.

Diese Zollvereinfachungen können Sie nutzen:

Unternehmen können bei Zollämtern, Hauptzollämtern oder Außenhandelsorganisationen der Industrie und Handelskammern Bewilligungen und Vereinfachungen zur Zollabwicklung beantragen. Dazu gehören:

1. Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter (AEO)
Umfassender Nachweis der rechtskonformen Zollabwicklung
Vorteil: geringere Bürgschaften für Abgaben, seltenere Zollprüfungen

2. Zugelassener Ausführer (ZA)
Vereinfachung im Export
Vorteil: keine Wartezeiten bei der Ausfuhr

3. Zugelassener Einführer (ZE)
Vereinfachung beim Import
Vorteil: keine Pflicht zur Gestellung beim Zollamt, schnellere Abfertigung

4. Ermächtigter Ausführer (EA)
Vereinfachung im Präferenzbereich
Vorteil: Erstellung von Präferenznachweisen ohne Mitwirkung des Zolls, Zeitgewinn

5. Veredelungsverkehr (AV)
Bewilligung beim Import
Vorteil: Möglichkeit zur Zollabgabensenkung

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